Pieteikumu Informācijas Sistēma

Pie mums vērsās uzņēmums ar lielu daudzumu struktūrvienību. Uzņēmuma saimniecību apkalpojošais personāls ir ierobežota daudzuma. Strādā pāris elektriķi, pāris santehniķi, datorspeciālists. Uzņēmumam ir materiālu centrālā noliktava, kā arī – dažādu iemeslu dēļ – eksistē neliela birokrātija dažu jautājumu saskaņošanā.

Problēma: sarežģīti izsekot darbinieka pieteikumam. Lai noskaidrotu, kādā stadijā atrodas darbinieka pieprasījuma izpilde, pašam darbiniekam nācās ziedot tam jūtamu darba laika apjomu. Gadijās, ka darbinieku pieteikumi tika aizmirsti, un jautājums netika risināts mēnešiem ilgi. Ja pieteikuma risināšanā bija nepieciešams iegādāties kādu preci, tad vajadzēja izsekot, kad prece parādās noliktavā – informēt atbilstošo saimniecības personālu utt.

Risinājums: Pieteikumu Informatīvā Sistēma – sistēma, kurā darbinieks var pats sagatavot pieteikumu, un, atkarībā, no izvēlētās vajadzību kategorijas – pieteikumi nokļūst pie atbildīgās personas. Tāpat – pašam pieteikuma autoram nav nepieciešams nekur zvanīties un skaidroties par viņa pieteikuma stāvokli – viss ir redzams pieteikuma lapā, kuras personas atbildībā pieteikums nonācis.

Zemāk esošās ekrānkopijas dod nelielu ieskatu izveidotajā sistēmā. Attēlotajos soļos parādīti divi gadījumi:

  • nepieciešams veikt noteiktu darbu – darbu izpildītājs uzreiz saņem pieteikumu;
  • darba nodrošināšanai nepieciešamas kancelejas preces, no kurām viena ir pieejama noliktavā, bet otras nav – iepirkšanai nepieciešama saskaņošana ar vadību.

Šeit attēlota tikai viena uzņēmuma pieteikumu plūsma. IS ir pielāgojams dažādām vajadzībām:

  • ienākošo un izejošo dokumentu apstrādei – organizācijā atnāk pieteikums no personas, un lai nebūtu dokumenti jāvizē, jātaisa kopijas, jāievēro atbildes laiki – šo lietu var vienkārši izkontrolēt;
  • ērti strādāt saimniecisko jautājumu risināšanā, ja, piemēram, uzņēmumam ir vairākas attālas viena no otras ēkas pilsētā, bet saimnieciskais personāls ir viens uz visām;

Ieinteresēja? Aizpildiet lapā esošo formu un mēs ar jums sazināsimies.